Conforme a lo dispuesto en el artículo 4.2 y en artículo 5.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, determinadas entidades del sector público y privado (que la propia norma concreta) deben disponer de un sistema interno de información, que deberá ser implantado por el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.

            De igual manera, siempre de acuerdo con el artículo 7.1 de la Ley 2/2023, esas mismas entidades deben disponer de un canal interno de información, que deberá integrarse en ese sistema interno, con el fin de que se posibilite a través de él la presentación de información respecto de las infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

            Una vez creado ese sistema interno, el artículo 8.1 de la Ley 2/2023 ordena, en primer lugar, que el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad u organismo obligado designe la persona física responsable de la gestión de dicho sistema o «Responsable del Sistema», y de su destitución o cese, pudiendo optar (así lo especifica en art. 8.2 de esa misma norma) por que el Responsable del Sistema sea un órgano colegiado, en cuyo caso este deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

            Pero la norma también ordena, en segundo lugar, en concreto en el apartado 3 de ese artículo 8, que el nombramiento y el cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado sean notificados a la “Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias, en el plazo de los diez días hábiles siguientes, especificando, en el caso de su cese, las razones que han justificado el mismo”.

            Pues bien, a tales efectos la AGPI en fecha 2 de diciembre de 2024 ha implantado en su web (www.apigalicia.gal), en el enlace https://comunicacion-responsable.apigalicia.gal/siaci_sxi/, un sistema de notificación de responsables, de tal manera que todas las entidades u organismos obligados a disponer de un sistema interno de información puedan informar a la Autoridad del nombramiento así como del cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado que pudiese existir.

            Se trata de un sistema sencillo de notificación, fácilmente accesible en la web, que permite a las entidades y organismos obligados por la ley cumplir con sus obligaciones. En este sentido, una vez efectuada la notificación en el formulario creado al efecto (igualmente accesible en la web de la Autoridad), se genera una respuesta automática, conforme a la cual el interesado obtiene una respuesta inmediata, confirmando la recepción de su información.

            Las personas físicas y empresas obligadas deberán, pues, proporcionar la información a la AGPI a través de la página web y el formulario creado al efecto. La relevancia de esta comunicación viene provocada, ya no solo por la obligación legal, sino sobre todo porque de acuerdo con los artículos 63 y 65 de la Ley 2/2023, la no notificación o la remisión de información de forma incompleta, de manera deliberada por parte del Responsable del Sistema a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello puede ser sancionada, si se trata de personas físicas, con multas con una cuantía de 1.001 hasta 10.000 euros, y si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía hasta 100.000 euros.

            No debe olvidarse, pese a todo, que: 1) las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar con un Sistema interno de información deberían tenerlo implantado, cuando menos, desde el 13 de junio de 2023; y 2) las entidades jurídicas del sector privado con doscientos cuarenta y nueve trabajadores o menos, así como los municipios de menos de diez mil habitantes, desde el 1 de diciembre de 2023.

            Pero no solo implantado desde esa fecha, además de ello, el artículo 25 de la Ley 2/2023 obliga a que proporcionen información adecuada de forma clara y fácilmente accesible sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión. Y, en caso de contar con una página web, dicha información deberá constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable, por lo que no basta con incorporar el canal interno a los contenidos de la web, es necesario además que figure de manera concreta y fácilmente identificable, por lo que se hace necesario que al abrir la web de que se trate una pestaña nos señale la existencia del canal interno.

            No se trata de obligaciones de carácter baladí, ya que carecer de un Sistema interno de información puede ser sancionado con una multa de hasta 300.000 euros (si se trata de personas físicas) o 1.000.000 de euros (en caso de personas jurídicas). Y, por su parte, no proporcionar información en los términos ya expresados puede ser sancionado, si se trata de personas físicas, con multas con una cuantía de 1.001 hasta 10.000 euros, y si son personas jurídicas serán multadas con una cuantía hasta 100.000 euros.